第一條、為了保證公司印章刻制、保管以及使用的合法性、嚴肅性和安全性，依據公司規范運營、防范風險的管理規定，有效地維護公司利益，特制定本管理辦法。 第二條、本管理辦法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同專用章、財務專用章等具有法律效力的印章。 第三條、本管理辦法適用于公司公文、信函、授權委托書、證件、證書、財務報表、統計報表及對外簽署的合同、協議及其他須用印章的文本等。 第四條、印章授權管理和使用部門： （一）公司印章由公司總經理授權向相關部門核發或核銷； （二）公司印章由總經理授權以下部門分別管理和使用： 1、公司行政章、法定代表人印章由公司辦公室負責管理和使用； 2、財務專用章、發票專用章由財務部負責管理和使用； 3、合同專用章由公司辦公室負責管理和使用； 4、公司其他部門因工作需要配置其他用途公章時亦應按本辦法執行； 5、凡因工作需要并符合本條規定配置印章或更換印章需向公司辦公室上報書面申請，經總經理批準同意后配置或更換印章； 6、印章刻制由公司辦公室負責，經公安機關核準，到指定的單位刻制；印章的規格、樣式由公司辦公室按有關規定辦理。 第五條、印章的管理 （一）公司的所有印章，均由公司辦公室負責登記、留樣并確定印章專管員。印章啟用時由公司辦公室下發《關于啟用____專用章的通知》（詳見附件一），注明啟用日期、發放單位和使用范圍和啟用印模。 （二）辦公室向印章專管員移交印章時，應填寫《印章留樣備案表》（詳見附件二）。 （三）因需更換印章的，須重新在公司辦公室登記、留樣。 （四）公司部門撤銷或重組，原部門有關印章交回公司辦公室，由公司辦公室負責銷毀。 （五）嚴禁印章專管員將印章轉借他人。 （六）印章丟失時，印章專管員應當及時向公司辦公室書面報告，公司辦公室應及時采取相關補救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對責任人進行處罰等。 （七）公司決定需要停用印章的，由總經理簽字同意后由公司辦公室下發《關于停用____專用章的通知》（詳見附件三）將停用原因、時間通知公司各有關部門，并收回停用的印章切角封存或銷毀。 （八）各部門不得擅自刻制印章，違反本項規定致公司造成的全部經濟損失由當事人向公司承擔全額賠償責任，同時給予相同金額的處罰。 第六條、印章專管員職責 （一）印章專管員每天下班前應檢查印章是否齊全，并將印章鎖進保險柜內，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內；次日上班后，應首先檢查所保管印章保險柜有無異樣，若發現意外情況應立即報告。 （二）印章專管員不在崗位時，印章授權人應指定他人代管印章，印章專管員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項；專管人員正常上班后，代管人員應向專管人員交接工作，登記用印的起止日期，實行管印人員登記備案制，以明確責任，落實到人。 交接工作時，應嚴格辦理交接手續：填寫《印章交接單》（詳見附件四），登記交交接日期、管理印章類別，由交接人員、印章授權人簽字認可后備案。 （三）印章專管員要堅持原則，遵守保密規定，嚴格照章用印。未按批準權限用印或用印審批手續不全的，印章專管員不予用??；經辦人拒絕印章專管員審核文件內容或審批手續的，印章專管員可拒絕用印并報告總經理。 （四）印章專管員用印蓋章位置要準確、恰當，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。 （五）印章專管員不得擅自用印，一經發現，嚴肅處理；若因擅自用印導致公司遭受經濟損失時由其承擔全部賠償責任，同時給予相同金額的處罰。 （六）印章專管員離職時，須辦理印章移交手續并填寫《印章專管人離職交接單》（詳見附件五）。 7、禁止任何人未經批準攜帶公章外出。如確需帶出使用時，須經總經理批準并填寫《公章外出使用審批單》（詳見附件六）方可帶出；非公章專管人員攜帶外出時，用印人還應填寫本辦法附件四的《印章交接單》辦理交接手續后方可帶出。 第七條、各類公章的使用規定 （一）公司印章的使用 1、使用公司印章，由業務經辦人填寫審批文件，連同需用印的文件等一并交印章專管員，印章專管員視其審批手續齊備后用印。 2、凡有公司對應權限領導簽署的文件或發文批準書、業務報表 、邀請函等，可直接加蓋相應的公司印章，但印章專管員仍應按照本條第3項規定填寫《用印審批記錄單》（詳見附件七）并留存復印件以完善相關檔案，依據本條規定填寫的單據無需審批人簽字。 3、除本條第2項規定的情況外，凡加蓋公司印章的存根類介紹信（開具時必須按要求認真填寫存根）、便函、授權委托書、發文批準書、業務報表 、邀請函等文件，均須填寫《用印審批記錄單》并經相應管理領導審批簽字同意后，方可使用公司印章。 4、公司印章、法定代表人印章、財務專用章及公司其他印章（合同專用章除外）所用印的文件、資料、附件資料及《用印審批記錄單》作為用印憑據檔案由印章專管員留存。涉及重要法律事項需使用印章的，須依有關規定經公司法律顧問簽字后方可使用。 5、禁止在手寫文件上加蓋公司印章。 6、禁止在內容填寫不全的文件或空白的紙張、介紹信、便函、證件、授權委托書、發文批準書、業務報表 、邀請函上加蓋公司印章。 （二）合同專用章的使用規定 1、對外簽署的合同或協議，應按公司合同管理規定辦理審批程序。 2、公司合同專用章由公司辦公室指派印章專管員負責保管。 3、需用合同專用章時，經辦人應填寫《合同專用章用印審批單》（詳見附件八），由業務部門負責人、公司法律顧問審核，并經公司分管領導同意方可用印。 4、用印的合同上應先由合同授權人簽字并注明年月日后，方可用印。 5、禁止在手寫合同或合同內容填寫不全的合同上加蓋公司合同專用章。 6、對外簽署的合同或協議等，須在合縫處加蓋合同專用章。 （三）財務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用財務專用章，無須辦理本條第（一）項的審批程序。公司對外報送的各類業務報表及其他文本，須按規定辦理用印手續。 （四）公司其他部門印章、業務專用章的使用，由相關部門或部門做出相關規定，并報公司辦公室備案。 （五）公司各類印章實行用印登記制度。印章專管員應每年度6月30前、12月31日前應將該期間填寫的《用印登記簿》（詳見附件九）及用印資料檔案全部移交公司檔案員存檔。 第八條、法律責任 違反本制度的規定使用印章，造成丟失、盜用、仿制等，依情節輕重，對責任者分別進行批評教育、行政處分、賠償損失、經濟處罰直至追究刑事責任。 第九條、附則 （二）本辦法自2013年8月1日起實施。 （三）本辦法由公司辦公室負責解釋。 滕州市中遠建設工程公司 2013.7.30 附件一： 滕州市中遠建設工程公司公司 文 件 滕中遠字_號 關于公司啟用有關____專用章的通知 各部門： 根據《公司印章管理辦法》的規定，因___________________ ，現公司啟用“___________專用章”，該印章由公司____部門管理，專管人員為_____ 。 為規范公司管理，自_____年___月___日起，啟用本通知附件的公章。 特此函告 _____年___月___日 附：新印章樣式 |
